Publipostage dans Gmail : la marche à suivre, étape par étape, en restant conforme au RGPD

Limites et règles vérifiées le 29/10/2026 sur l’aide Google, le site de la CNIL et Légifrance.

Vous voulez prévenir vos clients d’une nouveauté : un nouveau service, des horaires d’été, une journée portes ouvertes. Vous voulez que chacun reçoive un mail à son nom (« Bonjour Martine »), pas un message groupé où tout le monde voit l’adresse de tout le monde.

C’est ce qu’on appelle un publipostage. Gmail sait le faire, mais pas pour tous les comptes. Et avant d’appuyer sur « Envoyer », il y a une question juridique à régler : avez-vous le droit d’écrire à chacune de ces personnes ?

Cet article répond aux deux, dans l’ordre où vous en aurez besoin.

En bref

• Compte Google Workspace Business Standard ou plus : Gmail a un publipostage intégré, jusqu’à 1 500 destinataires par jour, avec lien de désabonnement automatique.
• Compte Gmail gratuit ou Workspace Business Starter : pas de publipostage intégré. Il faut passer par un module complémentaire qui part d’un Google Sheets.
• Côté RGPD : un client qui vous a déjà acheté quelque chose peut recevoir une offre sur des produits semblables, s’il a pu s’y opposer. Un particulier qui n’est pas client doit avoir donné son accord avant. Dans tous les cas, chaque mail doit permettre de se désinscrire.

Étape 1 : savoir quel compte Gmail vous avez

Tout dépend de là. Ouvrez Gmail, cliquez sur votre photo en haut à droite.

• Votre adresse finit par @gmail.com : c’est en général un compte gratuit (sauf si vous avez souscrit Google Workspace Individual, qui garde l’adresse @gmail.com).
• Votre adresse est à votre nom de domaine (par exemple contact@boulangerie-martin.fr) et vous payez Google : c’est un compte Google Workspace. Votre administrateur (souvent vous-même) peut voir la formule dans la console d’administration.

D’après l’aide Gmail sur le publipostage (vérifié le 29/10/2026), le publipostage intégré est disponible dans ces éditions : Workspace Individual, Business Standard et Plus, Enterprise Standard et Plus, Education Standard et Plus. Il n’est pas dans Business Starter, ni dans un compte gratuit.

Pour information, la page de tarifs Workspace affiche Business Standard à 13,60 € HT par utilisateur et par mois (vérifié le 29/10/2026).

Étape 2 : vérifier que vous avez le droit d’écrire à chacun

C’est l’étape que la plupart des tutoriels sautent. Elle prend dix minutes et vous évite un signalement à la CNIL.

La règle vient de l’article L34-5 du Code des postes et des communications électroniques et la CNIL l’explique sur sa page La prospection commerciale par courrier électronique (vérifiées le 29/10/2026). Elle dépend de qui reçoit le mail.

Trois précisions de la CNIL qui changent tout en pratique :

• Un compte créé sans achat ne fait pas de quelqu’un un client. L’exception « client existant » ne s’applique pas à une personne qui a seulement créé un compte sur votre site.
• Accepter vos conditions générales ne vaut pas consentement. Il faut une case distincte, décochée par défaut.
• Les adresses récupérées ailleurs (fichier acheté, annuaire) ne sont utilisables que si la personne a été informée de cet usage et peut s’y opposer.

Concrètement : faites deux listes. Ceux à qui vous pouvez écrire, et ceux à qui vous ne pouvez pas. Dans le doute sur un contact, ne l’incluez pas.

Étape 3 : ce que chaque mail doit contenir

L’article L34-5 et la CNIL imposent deux choses dans chaque message de prospection :

1. Votre identité : le mail doit permettre d’identifier qui l’envoie. Signez avec le nom de votre commerce, votre adresse, votre téléphone.
2. Un moyen simple de ne plus recevoir vos mails : un lien de désinscription, ou au minimum une phrase claire avec une adresse où répondre. Le refus doit être gratuit.

L’objet du mail doit aussi correspondre à son contenu : pas de « Re : votre commande » sur une promotion.

Exemple de pied de mail qui coche les cases :

Boulangerie Martin, 12 rue des Lilas, 44000 Nantes, 02 40 00 00 00. Vous recevez ce mail parce que vous êtes client de la boulangerie. Pour ne plus recevoir nos nouvelles, cliquez ici : [Se désinscrire].

Étape 4 (compte Workspace) : le publipostage intégré à Gmail

Les étapes ci-dessous suivent l’aide officielle Gmail.

Préparer vos contacts dans Google Sheets

1. Créez un tableau avec une ligne par client et des colonnes : E-mail, Prénom, Nom.
2. Mettez ces données dans le premier onglet du fichier, en texte simple.
3. Évitez les accents et caractères spéciaux dans les en-têtes de colonnes : sinon, Gmail désigne la colonne par sa lettre (@A, @B).

[CAPTURE : exemple de Google Sheets avec les colonnes E-mail, Prénom, Nom et 3 lignes fictives]

Écrire et envoyer

1. Dans Gmail sur ordinateur, cliquez sur Nouveau message.
2. À droite de la ligne « À », cliquez sur l’icône Utiliser le publipostage, puis activez Publipostage.
3. Cliquez sur Ajouter depuis une feuille de calcul, choisissez votre fichier, puis Insérer. Indiquez quelles colonnes contiennent l’e-mail, le prénom et le nom.
4. Dans le texte, tapez @ puis choisissez une balise (@prénom, @nom, @nomcomplet, @email ou une colonne de votre tableau). Exemple : « Bonjour @prénom, ».
5. Ajoutez votre pied de mail (étape 3).
6. Envoyez-vous d’abord un test, relisez, puis envoyez.

[CAPTURE : fenêtre de rédaction Gmail avec le publipostage activé et la balise @prénom insérée]

Ce que Gmail fait pour vous

• Chaque destinataire reçoit son propre mail : personne ne voit les autres adresses.
• Un lien de désabonnement unique est ajouté automatiquement en bas de chaque mail.

Ce que Gmail ne fait pas (et qu’il faut savoir)

• Vous ne pouvez pas obtenir la liste complète des désabonnés. Vous recevez une notification à chaque désabonnement, et le nombre apparaît après l’envoi. Notez chaque désinscription dans votre tableau, colonne « Désinscrit », pour ne pas réécrire à ces personnes depuis un autre outil.
• Un désabonné peut encore recevoir vos mails normaux, envoyés sans publipostage. C’est à vous de ne plus lui envoyer de prospection.
• Pas de copie (Cc ou Cci) possible quand les destinataires viennent d’un tableau.

Étape 4 bis (compte gratuit) : passer par un module Google Sheets

Avec un compte @gmail.com, la méthode habituelle est un module complémentaire installé dans Google Sheets (par exemple Mailmeteor, YAMM ou Mail Merge for Gmail). Le principe est le même partout :

1. Préparez votre Google Sheets comme ci-dessus.
2. Installez le module depuis le menu Extensions > Modules complémentaires > Télécharger des modules complémentaires.
3. Rédigez votre modèle avec des balises entre doubles accolades, par exemple {{Prénom}}.
4. Prévisualisez sur quelques lignes, puis envoyez.

Avant d’installer un module, lisez les autorisations qu’il demande à votre compte Google et vérifiez s’il ajoute un lien de désinscription. Si ce n’est pas le cas, écrivez vous-même la phrase de désinscription de l’étape 3.

À titre d’exemple, la formule gratuite de Mailmeteor permet 50 envois par jour et 500 par mois (tarifs Mailmeteor, vérifié le 29/10/2026).

[CAPTURE : menu Extensions de Google Sheets avec un module de publipostage ouvert]

Combien de mails par jour pouvez-vous envoyer ?

Chiffres officiels de Google, vérifiés le 29/10/2026. Google précise que ces limites peuvent changer sans préavis.

Avec un module complémentaire, c’est la plus basse des deux limites qui s’applique : celle de votre compte Google ou celle de votre formule.

Pour 300 clients, le quota d’un compte gratuit suffit en une journée, à condition que la formule de votre module le permette aussi. Pour 800 clients, étalez sur deux jours.

Pour que vos mails arrivent dans la boîte de réception

Google a fixé des règles pour les expéditeurs (vérifié le 29/10/2026). Les plus strictes, dont le désabonnement en un clic, ne visent que ceux qui envoient plus de 5 000 messages par jour vers des comptes Gmail. Un commerce de quartier n’y est pas soumis, mais deux règles valent pour tout le monde :

• Gardez le taux de signalement comme spam sous 0,3 %. Google recommande même de viser moins de 0,1 %, soit moins d’un signalement pour 1 000 mails.
• Si vous écrivez depuis votre propre nom de domaine, celui-ci doit être configuré avec SPF ou DKIM. Votre hébergeur ou votre prestataire peut le vérifier.

En pratique, le meilleur moyen de ne pas être signalé : n’écrire qu’aux personnes qui vous connaissent, avec un objet clair et un lien de désinscription visible.

Les erreurs les plus fréquentes

• Mettre tout le monde en « À » ou en « Cc ». Chaque destinataire voit l’adresse des autres : c’est une fuite de données personnelles. Le publipostage, ou à défaut le champ Cci, l’évite.
• Écrire à des particuliers qui ne sont pas clients, sans leur accord. C’est le cas le plus clair d’interdiction.
• Oublier les désinscrits quand on change d’outil ou de tableau.
• Envoyer d’un coup à une vieille liste. Les adresses abandonnées et les signalements abîment la réputation de votre compte.

Questions fréquentes

Peut-on faire un publipostage avec un compte Gmail gratuit ? Pas avec la fonction intégrée, réservée à certaines éditions de Google Workspace. Il faut un module complémentaire Google Sheets.

Le lien de désinscription est-il obligatoire ? Chaque mail de prospection doit indiquer des coordonnées valables pour demander l’arrêt des envois (article L34-5). Un lien est le plus simple ; une adresse où répondre peut convenir, à condition que ce soit simple et gratuit.

Combien de temps garder les adresses de mes clients ? Pour un client, la CNIL admet de garder ses coordonnées pendant toute la relation commerciale, puis 3 ans après sa fin (un achat, la fin d’un contrat, son dernier message). Pour un prospect qui n’est pas client, 3 ans à compter de la collecte ou de son dernier contact avec vous ; la simple ouverture d’un mail ne compte pas comme un contact. Passé ce délai, vous pouvez lui demander s’il veut continuer à recevoir vos nouvelles ; sans réponse positive, effacez ses données (référentiel de la CNIL sur la gestion commerciale).

Et ensuite ?

Le publipostage intégré règle l’envoi. Il ne garde ni la trace du consentement de chaque client, ni la liste des désinscrits, ni l’historique de ce que vous avez envoyé.

C’est ce que nous préparons avec Quibal, un outil en français qui vit dans Gmail. Il n’est pas encore disponible. La première version doit permettre d’écrire la campagne avec l’aide d’une IA, d’envoyer depuis votre adresse Gmail, d’ajouter le lien de désinscription automatiquement et d’exclure d’office les désinscrits. Elle ne fera ni relances automatiques, ni suivi d’ouverture.

Si vous voulez être prévenu de l’ouverture, le formulaire est juste en dessous. Nous n’écrivons que lorsqu’il y a du nouveau.

Cet article est un guide pratique, pas un avis juridique. Pour un cas particulier, la CNIL et un professionnel du droit restent les références.